Fallstudie – steuerliche und betriebswirtschaftliche Betreuung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens

Optimum Standort:	Meiningen, Erfurt
Kunde:	Mittelständisches Maschinenbauunternehmen Bereich Zerkleinerungstechnik
Themen:	Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Prozessoptimierung, Finanzierung
Zeitraum:	ab 2010

Optimierung des internen und externen Rechnungswesens, Einführung Datev Unternehmen Online, laufende Beratung

Unser Mandant ein Unternehmen in Thüringen, welches im Bereich der Zerkleinerungstechnik tätig ist. Auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung am Markt für Zerkleinerungsmaschinen entwickelt das Unternehmen individuelle Zerkleinerungslösungen.

Das Unternehmen hat weltweit Kunden. Schwerpunkt sind dabei Europa, der Nahe Osten und Asien, hier insbesondere Südkorea. Neben dem Stammwerk in Leimbach besteht eine Außenstelle in Lemberg in der Ukraine. Insgesamt beschäftigt die Unternehmensgruppen mehr als 200 Mitarbeiter. Durch die erfolgreiche Ausweitung der Produktpalette und der Marketingaktivitäten konnte das Unternehmen seinen Umsatz in den letzten 3 Jahren mehr als verdoppeln.

Ausgangspunkt des Mandantenverhältnisses bildete die erstmalige Prüfungspflicht des Unternehmens im Jahr 2010. Die Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgten zu diesem Zeitpunkt noch durch das Unternehmen selbst durch eine eigene Finanzbuchhaltung. Die Optimum Wirtschaftsprüfung übernahm die Abschlussprüfung und die Erstellung der Steuererklärungen.

Unterjährig agierte das Unternehmen steuerlich und betriebswirtschaftlich weitestgehend selbständig. Durch die sich forcierende Expansion und Ausweitung der Geschäftstätigkeit kam das Unternehmen jedoch an seine Grenze. Regelmäßig wurden aussagefähige BWA`s und Zwischenabschlüsse gefordert. Daneben standen diverse Fragestellungen, wie Due Diligence, Planungsrechnungen und weitere Sonderthemen im Raum. Diesen Anforderungen war das vorhandene interne Rechnungswesen im Unternehmen kapazitätsmäßig und auch fachlich nur eingeschränkt gewachsen. Ausgehend von den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens nach einer aktuellen und professionellen Buchhaltung unter dem Aspekt der Auslagerung aus dem Unternehmen haben wir die cloud-basierte DATEV-Lösung Unternehmen online bei dem Mandanten vollumfänglich eingerichtet.

Zitat des Geschäftsführers:
„Mit der Einführung der professionellen Outsourcing-Lösungen DATEV Unternehmen online verfügen wir tagaktuell über den neuesten Stand der Finanzbuchhaltung. Spätestens am 10. des jeweiligen Folgemonates haben wir einen aussagekräftigen Zwischenabschluss inkl. einer Bewertung unserer Bestände. Das Beste ist, dass durch die Einführung dieses Prozesses und die Auslagerung des Rechnungswesens Kosten in Form von Personalkosten eingespart wurde und die Konzentration auf das Kerngeschäft ermöglicht wird. Die zeitnahe und jederzeit verfügbaren professionellen Auswertungen haben unsere Akzeptanz bei Banken sowie auch bei Kunden und Lieferanten wesentlich erhöht.“

Der Mandant scannt dabei täglich ein- und ausgehende Rechnungen, welche wir zeitgleich in unserer Steuerkanzlei verarbeiten können. Dadurch ist es möglich, den täglichen Buchhaltungsstand in Steuerberaterqualität vorhalten zu können. Für die unterjährige Bewertung des Vorratsbestandes und der detailfertigen Arbeiten wurde ein ausgeklügeltes System zusammen mit dem Mandanten erarbeitet. Auf Basis der Daten der Produktionsplanung ermöglicht dieses, eine unterjährige Bewertung der Bestände vorzunehmen. Somit ist unser Mandant jederzeit über die aktuelle Vermögens-, Finanz- und Ertragslage informiert und kann diese auch in Form von aussagekräftigen Zwischenabschlüssen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen nach außen dokumentieren.

Durch die Neuordnung und Umstrukturierung des gesamten Rechnungswesens ist es gelungen, den Vorteil einer qualifizierten Bearbeitung im Steuerbüro mit den Anforderungen eines international agierenden Unternehmens, welches im Regelfall zeitnah auf die Buchhaltungsunterlagen zurückgreifen muss, zu kombinieren. Dabei werden alle aktuellen Möglichkeiten und elektronischen Bearbeitungsmechanismen genutzt. Beispielsweise ist das Unternehmen wöchentlich in der Lage, automatische Mahnungen durch das gemeinsame System zu erzeugen und somit ein effektives Forderungsmanagement zu ermöglichen.

Weltweite Kunden, ausdifferenzierte Fertigungsprozesse und die Einführung professioneller und moderner Outsourcing-Lösungen

Steuerliche Themen werden zeitnah erkannt und es kann pro aktiv eine laufende Steuergestaltung erfolgen.

Zitat des Geschäftsführers:
„Durch die Perfektionierung des Rechnungswesenprozesses entsteht für unseren Steuerberater jedoch mehr Arbeit, sei es die Erstellung von Planungsrechnungen, die Beantragung von Fördermitteln oder die steuerliche Gestaltung. Bei allen Positionen begleitet uns die Optimum Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Ihren verschiedenen Sparten erfolgreich und professionell bei der Umsetzung. Ich bin froh, trotz erster Widerstände im Unternehmen im Jahr 2013 den Schritt zur Auslagerung des Rechnungswesens getan zu haben. Die Mitarbeiter sind nunmehr überzeugt von der Neustrukturierung des Prozesses und haben Sicherheit mit den komplexen Steuerthemen, da permanent Ansprechpartner zur Verfügung stehen und eine Überwachung durch das externe Büro stattfinden kann.“

Durch die verbesserte und zeitnahe Darstellung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens hat sich die Verhandlungsposition gegenüber den involvierten Kreditinstituten erheblich verbessert. Erfolge sind sichtbar. Die Qualität und der Umfang der heute zur Verfügung stehenden Daten ist ein Baustein der Finanzierung des Unternehmens und damit auch des wirtschaftlichen Erfolges.

„Bei allen Positionen begleitet uns die Optimum Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Ihren verschiedenen Sparten erfolgreich und professionell bei der Umsetzung“