Fallstudie – Mittelständischer KFZ-Betrieb mit Lackiererei

Optimum Standort:

Meiningen

Kunde:

Kfz-Service Hartmann GmbH, Gartenstraße 2, 98634 Frankenheim
www.kfzservice-hartmann.de

Themen:

laufende steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung, Prozessorganisation, Betriebsprüfung Finanzierung

Zeitraum:

ab 2013


Strukturen und Prozesse schaffen und Probleme lösen

Die Kfz-Service Hartmann GmbH betreibt eine freie Kfz-Werkstatt sowie eine Lackiererei am Standort in Frankenheim. Gegenwärtig werden rund 10-15 Mitarbeiter beschäftigt. In den letzten Jahren wurde die KFZ-Werkstatt mit angegliederter Lakiererei permanent erweitert und ausgebaut. Das Unternehmen hat in seinem Einzugebeit eine Vielzahl von zufriedenen Privat- und Firmenkunden. In der Lakiererei arbeitet das Unternehmen mit verschiedenen Autohäusern der Region zusammen. Auf rund des guten Service und des attraktiven Preis- Leistungsverhältnisses sind die Werkstatt und der Reifenservice in der Region sehr beliebt.

Als Herr Lars Hartmann im Jahr 2010 erstmalig mit unserer Kanzlei in Kontakt trat, hatte er auf verschiedenen Feldern Optimierungsbedarf. Die laufende Buchhaltung, Steuererklärungen und betriebswirtschaftliche Beratung wurden durch ein kleines Buchhaltungsbüro ohne Berufsträger abgewickelt. Permanent kam es zu Rückfragen und Prüfungen durch das Finanzamt sowie zu Reklamationen und Fehlermeldungen durch die Krankenkassen. Zudem wusste der Mandant nur eingeschränkt bzw. zeitversetzt über seine wirtschaftlichen Verhältnisse Bescheid. Die Tätigkeiten des Mandanten erfolgten damals im Einzelunternehmen bzw. in Form einer UG. Dies hatte zur Folge, dass die Finanzierungen über Lieferantenkredite bzw. Banken nur eingeschränkt möglich waren.

Im Rahmen der Übernahme des Mandates und der steuerlichen Betreuung erfolgten verschiedene strukturelle Anpassungen.

Grundlage der proffesionellen steuerlichen Beratung bildet eine ordnungsgemäße und zeitnahe Buchhaltung. Hierzu wurden die Prozesse und Abläufe beim Mandanten optimiert.

In mehreren Gesprächen vor Ort wurden dem Mandanten klare Richtlinien gegeben, wann und in welcher Form, die Unterlagen an die Steuerkanzlei zu übermitteln sind. Im Zuge dieses beiderseitigen Lernprozesses ist es beiden Seiten in relativ kurzer Zeit gelungen, hier einen standardisierten Prozess einzuführen und entsprechend einzuhalten. Gleiches gilt für die Lohnabrechnung. Der Mandant war nunmehr in der Lage, pünktlich seine Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger abzugeben. Der Mandant hat zudem jeden Monat vollumfänglich Kenntnis über seine wirtschaftliche Entwicklung.

Ein weiteres Problem bestand in der Finanzierung des Unternehmens und der Klärung der rechtlichen Struktur. Als erste Empfehlung wurde eine Umstrukturierung der UG in eine GmbH vollzogen. Diesen Schritt hat unsere Kanzlei aktiv unterstützt. Dadurch ist es gelungen, mit wesentlichen Lieferanten, komfortablere Zahlungsziele zu verhandeln und somit die Liquiditätslage zu verbessern. Dies ermöglichte einen Ausbau des Geschäftes, eine entsprechende Vorratshaltung und die Optimierung der internen Abläufe im Unternehmen und eine Steigerung der Kundenzufriedenheit bei unserem Mandanten. Zum Ausbau des Unternehmens bieten sich dem Mandanten verschiedene Möglichkeiten. Als er uns im Jahr 2015 um diesbezügliche Unterstützung bat, haben wir dem Mandanten Kontakt mit verschiedenen Banken vermittelt und die Unterlagen für die Bankgespräche aufbereitet. Auf Basis dieser Unterlagen war es möglich, eine solide Finanzierungslösung für den Mandanten zu realisieren. Gleichzeitig wurden ihm für den weiteren Ausbau des erfolgreichen Untrnehmens benötigte Betriebsmittelkredite gewährt und damit eine langersehnte Photovoltaikanlage zur Produktion von Strom finanziert.

Zitat des Geschäftsführers Lars Hartmann:
„Ich weiß nicht, was ich ohne die Hilfe der Optimum Steuerberatungsgesellschaft mbH gemacht hätte. Meine Anfragen bei den Banken waren erfolglos. Ich bin hier der professionellen Unterstützung durch die Optimum Steuerberatungsgesellschaft mbH dankbar.“

Welche großen Probleme eine unzureichende steuerliche Beratung nach sich zieht, zeigt aktuell der Sachverhalt, dass Herr Hartmann seit geraumer Zeit mit den Fehlern des früher betreuenden Buchhaltungsbüros, resultierend aus einer Betriebsprüfung des Finanzamtes zu kämpfen hat. Wir unterstützen Herrn Hartmann bei der Aufarbeitung und versuchen hier, größeren Schaden abzuwenden.

Zitat des Geschäftsführers Lars Hartmann:
„Ich wüsste nicht, wie die Betriebsprüfung ohne die Mitarbeiter der Optimum Steuerberatungsgesellschaft mbH laufen sollte. Das frühere Buchhaltungsbüro verweigert komplett die Zusammenarbeit. Ich fühle mich bei der Optimum diesbezüglich in sehr guten Händen und vertraue darauf, dass dieses Problem vertretbar und zu meinen Gunsten gelöst werden kann.“

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